仕事の効率を上げるためには、単に作業スピードを速くするだけでは不十分。重要なのは、「何に時間を使うか」を明確にし、「無駄を省きながら、集中すべきことに力を注ぐ」ことです。
この記事では、仕事効率化の基本原則から具体的な方法までを、カテゴリ別に詳しく解説します。
- 仕事効率化の基本3原則
- 仕事効率化するための20のアイデア（カテゴリ別に解説）
- 仕事効率化を定着させるコツ
すぐに実践できるシンプルなアイデアから、継続するためのコツまで網羅しているので、自分に合った方法を見つけてください。
仕事効率化の基本3原則
仕事を効率化するためには、単にタスクをこなすスピードを上げるだけではなく、取り組み方そのものを見直すことが重要です。
本章では、仕事の効率を最大化するための3つの原則について解説します。
- パレートの法則｜成果の8割は2割の行動から生まれる
- ポモドーロ・テクニック｜時間管理術
- シングルタスク｜ひとつの作業に集中
パレートの法則｜成果の8割は2割の行動から生まれる
パレートの法則とは、全体の成果の約8割が、わずか2割の重要な行動から生まれるという考え方です。
全体の成果の約8割が、わずか2割の重要な行動から生まれるという考え方
ビジネスシーンにおいては、売上の大半が特定の顧客からもたらされたり、業務の大部分が限られたタスクに集中していたり、ということがよくあります。
この法則を活用することで、重要な仕事にリソースを集中し、効率よく成果を上げることが可能です。
まずは日々の業務を振り返り、自分の成果に直結している「2割の行動」を特定します。
その「2割」により多くの時間と労力を割くことで、より少ない時間で大きな結果を得られるようになります。逆に、効果の薄い業務に時間を費やさないよう意識することも大切です。
ポモドーロ・テクニック｜時間管理術
ポモドーロ・テクニックは、集中力を高めながら生産性を向上させるための時間管理術のひとつです。
具体的には、25分間の作業と5分間の休憩を1セットとし、これを繰り返すことで、集中力を持続させながら仕事を進める方法です。
25分間の作業と5分間の休憩を1セットとし、これを繰り返すことで、集中力を持続させながら仕事を進める方法
このテクニックの最大のメリットは、短時間の集中と定期的な休憩を組み合わせることで、脳の疲労を軽減しつつ高いパフォーマンスを維持できる点にあります。
また、時間制限があることで、ダラダラと作業を続けることなく、短時間で最大限の集中力を発揮できます。仕事が長時間に及ぶ場合でも、定期的なリフレッシュを挟むことでモチベーションを維持しやすくなるはずです。
シングルタスク｜ひとつの作業に集中
シングルタスクは、「今やるべきひとつの仕事」にのみ意識を向け、集中して取り組む方法のこと。
「今やるべきひとつの仕事」にのみ意識を向け、集中して取り組む方法
シングルタスクの重要性は、ひとつの作業に集中することで、精度とスピードの両方を向上させる点にあります。
複数の作業を同時にこなすマルチタスクは、一見効率的に見えるかもしれませんが、実際には生産性を低下させる原因になります。たとえば、作業の途中でメールをチェックしたり、別の業務を挟んだりすると、再び元の作業に戻る際に時間がかかてしまうのです。
人間の脳は、本来ひとつのことに集中するようにできていて、複数のタスクを切り替えるたびに認知的な負荷がかかります。1つのタスクに集中し、それを完了させてから次に進むようにすると、結果として仕事全体の効率が上がります。
シングルタスクについてより詳しく知りたい方は「シングルタスクとは？」で解説していますので、参考にしてみてください。
【カテゴリ別解説】仕事効率化のアイデア20選
仕事の効率を上げるには、場当たり的に業務を進めるのではなく、明確な仕組みを取り入れることが重要です。この章では、仕事をスムーズに進めるための具体的なアイデアをカテゴリ別に紹介します。
- 【その①】タスク管理編
- 【その②】環境整備編
- 【その③】コミュニケーション編
- 【その④】ツール活用編
【その①】タスク管理編
タスク管理は、仕事の生産性を決定づける重要な要素です。うまく管理できれば、無駄を省き、優先順位の高い業務に集中することができます。以下の方法を取り入れることで、日々の業務をスムーズに進められるでしょう。
- 朝5分で「今日やること」を決める
- TODOリストは「3つ」に絞る
- 重要な仕事は朝イチにやる
- タスクは「時間」で区切る
- GTD（Getting Things Done）を取り入れる
朝5分で「今日やること」を決める
朝の5分を使って「今日のタスク」を整理し、優先順位をつけること。そうすることで、無駄な時間を減らし、スムーズに業務に取り組めます。
朝のうちに目標を決めると、1日の流れがクリアになり、迷いや中断を減らせるのです。また、仕事に取り掛かる前にやることを決めておくことで、不要なタスクに時間を取られず、重要な仕事に集中できる環境を整えられます。
TODOリストは「3つ」に絞る
効率よく仕事を進めるためには、1日の目標を「最も重要な3つのタスク」に絞ることが効果的です。
タスクが多すぎると、どこから手をつけるべきか迷い、集中力が分散してしまうためです。
3つに限定することで、自然と優先順位の高い仕事に取り組めるようになり、達成感も得やすくなります。3つのタスクを終えた後に余裕があれば、追加の仕事に取り掛かるといいです。
重要な仕事は朝イチにやる
脳が最もフレッシュな状態なのは朝の時間帯です。思考力や集中力を必要とする重要な仕事は、できるだけ午前中の早い時間に行うのがおすすめ。
メールの確認や細かい業務から始めると、貴重な集中力を浪費し、午後には疲れが出てしまいます。
午前中のゴールデンタイムを活かすことで、短時間で高いパフォーマンスを発揮できるようになります。また、朝イチで大事な仕事を片付けることで、その後の仕事もスムーズに進み、1日の満足度が向上できるはずです。
タスクは「時間」で区切る
仕事を効率よく進めるためには、「終わるまでやる」のではなく、「時間を決めて取り組む」ことがコツです。
たとえば、「この作業は30分だけ集中する」「1時間以内に終わらせる」といった時間の制限を設けることで、ダラダラと仕事を続けることを防げます。
先ほど紹介した、ポモドーロ・テクニックもおすすめです。
人間の集中力には限界があり、無制限に作業を続けると生産性が落ちてしまいます。時間の枠を決めることで、適度な緊張感が生まれ、短時間で成果を出せるようになるのです。
それに、締め切りを意識することで、仕事のスピードアップにもつながります。
GTD（Getting Things Done）を取り入れる
GTD（Getting Things Done「ものごとを成し遂げる」）は、、「すべてのタスクを頭の中から外に出し、適切に整理することで、ストレスなく仕事を進める」 という手法です。
GTDは、以下の5つのステップでタスクを管理します。
やるべきこと・気になることを すべて外部に書き出す
書き出したタスクを 「実行すべきか？」 の視点で分類する
タスクを以下のカテゴリに整理する
- プロジェクト（複数のタスクで構成されるもの）
- カレンダー（期限が決まっているもの）
- 次にやることリスト（最優先のタスク）
- 待機リスト（他人の対応を待つもの）
- いつかやるリスト（将来的にやりたいこと）
タスクを定期的にチェックし、状況に応じて更新する
整理したタスクを、計画に沿って実行する
タスクを頭の中だけで管理していると、あれこれ考えてしまい、集中力が分散してしまいます。
GTDを活用すると、目の前の作業に集中でき、ストレスなく業務をこなせるようになるはず。特に、仕事の優先順位が曖昧になりがちな人にとって、GTDは強力な武器となるでしょう。
【その②】環境整備編
仕事の効率を上げるためには、タスク管理だけでなく、作業環境を最適化することも重要です。シンプルで使いやすい環境を作ることで、業務のスムーズな進行をサポートし、余計なストレスを減らせるのです。
ここでは、仕事の生産性を高めるための環境整備の方法を紹介します。
- デスクを片付ける
- デジタル整理：不要なファイル・メールは削除
- PCやスマホの通知をオフにする
- よく使うツールは1画面にまとめる
- 集中しやすい環境を作る
デスクを片付ける
デスクの整理は、仕事をスムーズに進めるための基本。デスクの上が散らかっていると、無意識のうちに気が散り、作業効率が低下するためです。
必要なものをすぐに取り出せない状況では、作業のたびに余計な時間を使うことになり、集中力も途切れがちに。
まずは、今使っていない書類や文房具を片付け、デスクの上には必要最小限のものだけを置くようにしましょう。また、毎日仕事が終わったら簡単に片付ける習慣をつけると、翌朝スムーズに業務を開始できるようになります。
デジタル整理：不要なファイル・メールは削除
デジタル環境もデスクと同じように整理することが大切です。PCやクラウドストレージの中が不要なファイルであふれていると、必要なデータを探すのに時間がかかり、仕事の効率が落ちるためです。
定期的に不要なファイルを削除し、フォルダ構成を見直すことで、スムーズに必要な情報を取り出せるようになります。
また、メールボックスも整理し、不要なメールは削除するかアーカイブして、受信トレイを常にすっきりした状態に保ちましょう。メールの整理が進むと、大事なメールの見落としを防ぎ、迅速に対応できるようになります。
PCやスマホの通知をオフにする
意外かもしれませんが、PCやスマホの通知は常に「オフ」がおススメです。
業務中にPCやスマホの通知が頻繁に表示されると、集中力が途切れやすくなるためです。一度気を取られると、元の作業に戻るまでに時間がかかり、作業効率が低下してしまうのです。
特に、メールやチャットツールの通知は、無意識のうちにチェックしてしまいがち。
重要な連絡以外の通知はオフにするか、業務に集中する時間帯は「おやすみモード」を活用することで、余計な中断を防げます。また、SNSやニュースサイトの通知も意識的に制限し、業務に集中しやすい環境を作りましょう。
よく使うツールは1画面にまとめる
よく使うツールは1つの画面にまとめることで、作業の流れをスムーズに保てます。業務で頻繁に使用するツールがバラバラの場所にあると、その都度画面を切り替えたり、アプリを開いたりする手間が発生するためです。
たとえば…
- チャットツールとタスク管理を一元化する
- 仮想デスクトップを利用する など
mayuちなみに、私はSlackにチャットとタスク管理をまとめています。
仮想デスクトップもおススメです。以前はデュアルモニターを使っていました。その方が効率は上がるのでしょうが、断捨離で手放したので、今は仮想デスクトップを使っています。
ブラウザのブックマークを整理し、よく使うサイトをまとめるのも効果的。作業の切り替えにかかる無駄な時間を減らし、業務に集中できる環境を整えましょう。
集中しやすい環境を作る
仕事の効率を上げるためには、集中しやすい環境づくりが欠かせません。
オープンスペースで仕事をしている場合は、周囲の雑音を防ぐためにノイズキャンセリングイヤホンを活用したり、静かな場所に移動したりするとよいでしょう。デスクの周りに不要なものを置かず、視覚的にスッキリさせることも重要です。
さらに、適切な照明や快適な温度設定を意識することで、ストレスなく作業に取り組めるようになります。
仕事の合間に短時間のストレッチを取り入れるなど、心身ともにリフレッシュする工夫も大切です。
【その③】コミュニケーション編
仕事の効率を高めるためには、タスク管理や環境整備だけでなく、コミュニケーションの方法を見直すことも大切です。ここでは、無駄なやり取りを減らし、効率的なコミュニケーションを実現する方法を紹介します。
- メールチェックの回数を制限する
- チャットツールの即レスを減らす
- 不要な会議を減らす
- テンプレートを活用して返信時間を短縮する
- 「電話でなくテキスト」でやり取りする
メールチェックの回数を制限する
メールは業務に欠かせないツールですが、頻繁にチェックしすぎると、作業が中断され、集中力が削がれてしまいます。
メールを確認するたびに意識が分散し、元の作業に戻るまでに時間がかかるため、結果的に仕事の効率が低下してしまうのです。
これを防ぐために、メールをチェックする回数を1日2〜3回に制限するのが効果的です。
例えば、午前・午後・夕方の決まった時間に確認するルールを設けることで、他の業務に集中しやすくなります。急ぎの用件がある場合は、メール以外の連絡手段を活用するのも一つの方法です。
チャットツールの即レスを減らす
メールチェックと同じように、チャットの場合も即レスを減らし、一定のタイミングでまとめて対応するのが理想的です。
チャットツールは便利な反面、リアルタイムでのやり取りが求められることが多く、業務のペースを乱しがちに。特に、すぐに返信しなければならないというプレッシャーがあると、本来の業務に集中できなくなります。
たとえば、1時間ごとにチャットをチェックするなど、あらかじめ対応のルールを決めておくと、余計な中断を防ぐことができます。
また、「すぐに返信が必要な場合は別の手段で連絡を」というルールをチーム内で共有すると、さらにスムーズな業務遂行が可能になります。
不要な会議を減らす
不要な会議を減らすだけで、正直、かなりの時間が生まれると思います。
会議は重要な意思決定の場ですが、目的が曖昧なまま開催されると、時間の無駄になりがちに。特に、長時間の会議や頻繁な打ち合わせが続くと、他の業務に使える時間が減少し、全体の生産性が低下します。
不要な会議を減らすためには、「本当に会議が必要か」を事前に見極めることが重要です。議題が明確でない場合は、メールやチャットで済ませるという選択肢もあります。
mayuただし……マネージメントができる立場ではない場合、不要な会議を減らすのは難しいですよね。
会議を減らすことが難しい場合は、会議の時間を短縮するために、事前にアジェンダを共有し、結論を早めに出せるようにする、と言った工夫をしてみましょう。
テンプレートを活用して返信時間を短縮する
メールやチャットの返信に時間をかけすぎると、他の業務が圧迫されてしまいます。よく使うフレーズや定型文は、テンプレートを作成しておくことで、スムーズに返信できるようになります。たとえば…
- 問い合わせへの返信
- スケジュール調整
- 承認依頼 など……
頻繁にやり取りする内容はあらかじめテンプレートを準備し、必要に応じて少し修正するだけで送れるようにすると、業務時間を大幅に短縮できます。
また、メールのフォーマットを統一することで、誤解のないスムーズなやり取りが可能になります。
「電話でなくテキスト」でやり取りする
「急ぎの用件以外はテキストでやり取りする」ルールを決めることで、業務の効率を向上させることができます。
電話はリアルタイムで意思疎通ができる便利な手段ですが、相手の時間を奪うリスクもありますよね。特に、短い要件であれば、メールやチャットで済ませたほうが効率的。
また、チャットを活用することで、相手が都合の良いタイミングで返信できるため、業務のペースを乱さずに済むというメリットもあります。
【その④】ツール活用編
仕事の効率を大幅に向上させるためには、適切なツールを活用することが欠かせません。現代では、メモやタスク管理、ルーチン作業の自動化など、多くの便利なツールが存在します。
これらをうまく取り入れることで、業務の無駄を減らし、生産性を向上させることが可能です。ここでは、仕事のスピードを上げるためのツール活用術を紹介します。
- デジタルツールで情報を一元化
- 物理的なメモ帳を使用
- マクロや自動化ツールでルーチン作業を省略
- ショートカットキーを覚えて作業スピードを上げる
- AIを活用して繰り返し業務を効率化
デジタルツールで情報を一元化
メモをあちこちに分散させていると、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務の効率が低下します。クラウドメモツールを活用すれば、情報を一元化でき、どこからでもアクセス可能になります。
mayu私は、基本的にSlackの自分用のスペースにメモやTodoを集約しています。
Google Keepはシンプルなメモ管理に適しており、すぐにメモを取るのに便利です。Notionは文章だけでなく、タスク管理やデータベースの作成もできるため、より多機能な管理が可能になります。
mayu私も、Slackでのクライアントとのやり取りが少なかった時は、Notionを使っていました。
こうした、デジタルツールを活用することで、紙のメモや複数のメモアプリを使い分ける手間を省き、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
物理的なメモ帳を使用
mayu私は、巡り巡って紙とペンでタスクを管理しています。
デジタルツールが便利になった今の時代でも、実は、物理的なメモ帳を活用することで仕事の効率が向上します。手書きのメモは、考えを整理しやすく、重要なポイントを素早く記録できるというメリットがあるのです。
タスク管理においても、紙のメモを使うことで視覚的にやるべきことを整理できます。1日の始まりに手書きでTODOリストを作成すると、仕事の優先順位を明確にでき、集中力を高める効果も期待できます。
デジタルツールとの併用も効果的で、すぐに確認したいタスクやメモは紙に書き、長期的な管理はアプリを活用するなど、自分に合った方法を見つけるとよいでしょう。
自動化ツールでルーチン作業を省略
毎日繰り返し行う単純作業は、できるだけ自動化することで、業務の負担を大幅に減らすことができます。
Excelのマクロを活用すれば、データ処理の自動化が可能です。また、ZapierやIFTTTのような自動化ツールを使えば、異なるアプリ間でのデータ転送や通知の自動化ができます。たとえば…
- 特定のメールを受信したらSlackに通知する
- Googleフォームの回答をスプレッドシートに自動入力する
このような作業を自動化することで、無駄な手作業を減らせます。
少し設定に時間がかかることもありますが、一度導入すれば大幅な時間短縮につながるため、積極的に活用するのがおすすめです。
ショートカットキーを覚えて作業スピードを上げる
PC作業の効率を上げるために、ショートカットキーを活用するのは非常に有効です。マウス操作と比べて、キーボードのショートカットを使うことで、作業スピードを大幅に向上させることができます。
| ショートカットキー | 内容 |
|---|---|
| Ctrl+A | すべてを選択 |
| Ctrl+X | 切り取り |
| Ctrl+C | コピー |
| Ctrl+V | 貼り付け |
| Ctrl+Z | 元に戻す |
| Ctrl+Y | やり直し |
| Ctrl+F | 文字検索 |
mayu以上は、あまりにも基本的なキーですが…(笑)
頻繁に使う操作をショートカットで行うと、細かな時間の積み重ねが大きな差になります。
ExcelやGoogleスプレッドシートでは、データ入力や計算を素早く行えるショートカットが多数用意されているため、覚えておくと業務の効率化に直結するはず。
普段の業務でよく使うショートカットをリスト化し、少しずつ覚えていくと効果的です。
AIを活用して繰り返し業務を効率化
AIは絶対に使った方がいいと私は思います。AIを使う人と使わない人で、すでに大きな差が出ています。今後、その格差はどんどん広がると言われています。
たとえば、ChatGPTのようなAIを活用すれば、文章作成やアイデア出し、翻訳などをスピーディーに行うことができます。また、GeminiやNotion AIなどを活用すると、日々の業務のアシスタントとして使うことが可能です。
さらに、DeepLのようなツールを使えば、メールや文書の校正・翻訳をAIがサポートしてくれます。
mayu私はまだ触っていませんが、最近はDeepSeekが登場して大騒ぎになっていますよね。
AIをうまく活用することで、手間のかかる作業を大幅に削減し、より創造的な業務に集中できる時間を増やせるではずです。
mayuちなみに、そうはいっても私はそれほど色々使いこなせないので、ChatGPTだけ有料（月20ドル）で利用しています。
仕事効率化を定着させる3つのコツ
仕事の効率化は、一時的に取り組んでも意味がありません。継続して実践し、習慣化することで初めて効果が表れます。ここでは、仕事効率化を無理なく定着させるためのコツを紹介します。
- いきなり全部やろうとしない
- 自分に合った方法に更新する
- 習慣化する
いきなり全部やろうとしない
効率化のポイントは、「少しずつ改善していく」こと。
仕事の効率化を図るために、さまざまな手法を一度に取り入れようとすると、かえって混乱するためです。新しいツールや習慣を一気に導入すると、管理が煩雑になり、結局どれも中途半端になりがちです。
まずは、最も簡単に始められる方法を1つ選び、それを習慣化することに集中してみてください。
「朝5分のタスク整理」「メールチェックの回数を減らす」といったシンプルなものから始めると、無理なく続けられるはず。
一つの習慣が定着したら、次の方法を追加する、という形で徐々に取り入れていくのが理想的です。
自分に合った方法に更新する
効率化の手法は、人によって合う・合わないがあるため、自分にとって最適な方法にカスタマイズすることがたいせつです。
たとえば、この記事でも紹介した「ポモドーロ・テクニック」。これ自体はとても効果的な時間管理法ですが、25分の作業と5分の休憩というリズムが合わない人もいます。
その場合は、作業時間を40分に伸ばしてみたり、休憩を短縮してみたりと、自分の働き方にフィットするように調整することがおすすめです。
「この方法が最も効率的」と決めつけるのではなく、自分のスタイルに合わせて柔軟に更新していくことが、長く続けるためのポイントです。
習慣化する
仕事の効率を上げるためには、習慣化してしまうのが近道です。毎日の業務をある程度決まった流れで進めることで、余計な判断を減らし、スムーズに作業をこなせるようになります。たとえば…
- 朝5分で「今日やること」を決める
- 重要な仕事は朝イチにやる
- 仕事の前にデスクを片付ける など
このような効率化作業を習慣化することで、仕事のリズムが安定し、迷う時間を削減できます。
効率化が習慣になると、「次に何をするか」を考える必要がなくなり、脳の負担を軽減できます。最初は意識して続ける必要がありますが、習慣化されると無意識のうちに効率よく仕事が進むようになるはず。
小さな習慣を少しずつ取り入れ、自分に合ったルーティンを構築することが、長期的な効率化につながるのです。
「習慣化」について、詳しくは「習慣化を楽にする8つのコツ」で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
仕事の効率化は、一時的な工夫ではなく、日々の習慣として定着させることが大切です。本記事では、効率化の基本原則から、具体的なアイデア、継続のコツまでを紹介しました。
小さな改善を積み重ねることで、時間を有効に使い、仕事の負担を減らしながら成果を上げることが可能になります。無理なく続けられる方法を見つけ、より快適で効率的な働き方を目指しましょう。
